Administratieve (over-)last, het blijft lastig!

In de afgelopen jaren lijkt de overheid flinke stappen gemaakt te hebben in het verminderen van administratieve lasten. De overheid heeft sterk ingezet op de zogenaamde basisadministraties (op dit moment zijn er 10, waaronder de Basisregistratie Personen –de vroegere bevolkingsadministratie of GBA- en de Basisregistraties Adressen en Gebouwen).

Kern van dit systeem is dat er 1 plaats is waar die administratie wordt bijgehouden en diensten die informatie nodig hebben. kunnen deze daar ophalen en gebruiken. Dat klinkt aantrekkelijk en dat is het ook; het voorkomt bijvoorbeeld dat iemand iedere keer weer zijn of haar persoonsgegevens bij de overheid moet opgeven terwijl deze natuurlijk allang bekend zijn.

Maar er zit ook een keerzijde aan: waar aan de ene kant de lasten worden verminderd, worden ze aan de andere kant juist weer verhoogd. In het geval van het opvragen van persoonsgegevens dient een hele administratie bijgehouden te worden wie welke gegevens mag inzien. En dat niet alleen: ook moet worden bijgehouden dat je op tijd hierop een controle hebt uitgevoerd (mag deze persoon deze gegevens nog wel inzien), wanneer die gegevens zijn ingezien en of het gebruik hiervan te herleiden is tot een geoorloofde oorzaak. Dit wil zeggen: worden de gegevens ook gebruikt voor een toegestaan doel. Je mag niet de gegevens van de toekomstige verloofde van je dochter opvragen maar wel de gegevens wanneer je bijvoorbeeld moet handhaven op een overtreding die wordt begaan.

Daarnaast zien we een ontwikkeling waarbij steeds transparanter moet worden gewerkt: je moet verantwoording afleggen over wat je doet, waar je dit doet en of je de juiste dingen hebt gedaan. Dit kan worden opgevraagd door een burger (bijvoorbeeld in het kader van de Wet Openbaarheid Bestuur) maar ook door een gemeenteraad. En dan is het zeker niet zo dat je daar gemakkelijk vanaf komt want is het niet zo dat verstrekte informatie vaak nog meer vragen oproept? En o ja, het moet allemaal ook nog eens direct worden geleverd. Ik heb het dan nog niet gehad over bijvoorbeeld de bewaartermijnen van verschillende gegevens.

Kortom: waar je aan de ene kant wint, verlies je aan de andere kant.

Kom je er onder uit? Het antwoord is: nee. Of je het nu leuk vindt of niet, je hebt er gewoon mee te ‘dealen’.

Wanneer we het hebben over administratieve lasten dan vergeten we vaak dat een belangrijk deel van de administratieve lasten bestaan uit het nazoeken van zaken. Wie heeft wanneer wat gedaan? Wat is daarbij geconstateerd etc. In de praktijk ben ik meer dan regelmatig tegengekomen dat hiervoor een aantal mensen uren aan het zoeken waren met een doorlooptijd van een paar weken.

Een voorbeeld uit de praktijk: de burgemeester belt op en vertelt boos dat in zijn staat op zondag een groot aantal bonnen is geschreven voor parkeren met twee wielen op de stoep. Schandalig omdat je daar niet anders dan met twee wielen op de stoep kan parkeren. Of ik er maar voor wil zorgen dat die bonnen worden teruggedraaid. Voordat je toe komt aan de vraag of een burgemeester dit kan vragen (het spanningsveld: een BOA heeft een eigen verantwoordelijkheid maar heeft wel een dienstverband met de gemeente) gaat het eerst om de vraag wat nu feitelijk de situatie is geweest. En ga dat maar eens uitzoeken: wie had dienst, waar is hij of zij geweest, wat was de situatie etc. etc. In dit geval bleek overigens dat niet de Boa’s die bonnen hadden geschreven.

Op Orde ‘dealt’ hiermee. Op een effectieve manier. Alles wordt geautomatiseerd vastgelegd en is snel reproduceerbaar. En dan gaat het niet alleen om wat je nodig hebt voor je dagelijkse werkzaamheden maar ook om wat allemaal door het systeem gelogd wordt. Zo wordt elke bevraging van het GBA gelogd, wordt de positie waar je bent geautomatiseerd vastgelegd evenals het moment waarop. Gegevens worden waar mogelijk geautomatiseerd verwerkt. Er wordt zelfs vastgelegd wanneer je de locatie verandert (ten opzichte van de locatie waar je werkelijk bent).

Kortom, het is mogelijk om tot grote precisie handelingen te reproduceren en hiermee dus ook verantwoording af te leggen. Snel en volledig. Dat is waar je vertrouwen mee verdient en je laat zien dat je ‘in controle’ bent.

Alles vastleggen is dus zeker niet alleen maar negatief. Het geeft ook aan wat je allemaal hebt gedaan en hoe je het hebt gedaan. Een vakman zal niet snel hiervoor bevreesd zijn. Zorg dat er geen discussie ontstaat over wat je hebt gedaan! De discussie moet gaan over waarom je het hebt gedaan. En een vakman kan deze discussie gemakkelijk aan.