Gemeente

Gemeentes functioneren op hun best als de verschillende takken van de organisatie nauw samenwerken. Vooral de communicatie tussen de binnendienst en buitendienst is gebaat bij een effectief administratiesysteem, maar juist op dat vlak weten de medewerkers van de gemeente elkaar vaak onvoldoende te vinden. Op Orde verbindt de binnendienst en de buitendienst met elkaar, door de administratie van de gemeentelijke werkzaamheden grotendeels te automatiseren en de administratieve lasten voor beide te verminderen. 

Gemeente

Gemeentes functioneren op hun best als de verschillende takken van de organisatie nauw samenwerken. Vooral de communicatie tussen de binnendienst en buitendienst is gebaat bij een effectief administratiesysteem, maar juist op dat vlak weten de medewerkers van de gemeente elkaar vaak onvoldoende te vinden. Op Orde verbindt de binnendienst en de buitendienst met elkaar, door de administratie van de gemeentelijke werkzaamheden grotendeels te automatiseren en de administratieve lasten voor beide te verminderen.

Verwerken meldingen buitenruimte

Burgers en medewerkers van de gemeente moeten eenvoudig melding kunnen doen van misstanden in de buitenruimte. In de cloud-based software van Op Orde kunnen meldingen die via de website of BuitenBeter-app van de gemeente, via de telefoon of aan de balie binnenkomen in hetzelfde administratiesysteem worden geïntegreerd. Binnendienst en buitendienst kunnen dan snel schakelen. Klachten over de openbare ruimte vragen immers om een snelle afhandeling. Gedumpt afval, een gebrekkig wegdek of overlastgevers zijn namelijk niet alleen hinderlijk, maar kunnen ook een gevaar vormen voor de veiligheid in de buitenruimte.

Op Orde Overzicht meldingen

Verwerken meldingen buitenruimte

Burgers en medewerkers van de gemeente moeten eenvoudig melding kunnen doen van misstanden in de buitenruimte. In de cloud-based software van Op Orde kunnen meldingen die via de website of BuitenBeter-app van de gemeente, via de telefoon of aan de balie binnenkomen in hetzelfde administratiesysteem worden geïntegreerd. Binnendienst en buitendienst kunnen dan snel schakelen. Klachten over de openbare ruimte vragen immers om een snelle afhandeling. Gedumpt afval, een gebrekkig wegdek of overlastgevers zijn namelijk niet alleen hinderlijk, maar kunnen ook een gevaar vormen voor de veiligheid in de buitenruimte.

Op Orde Overzicht meldingen
Op Orde Handhaving

(Bestuurlijke) Handhaving

Een belangrijke taak van gemeentes is handhaving in de openbare ruimte. Buitengewone opsporingsambtenaren (boa’s) voeren in Op Orde snel en compleet meldingen van overtredingen in. De software vult waar mogelijk gegevens automatisch in, zodat de handhavers alleen nog aandacht hoeven te hebben voor de lege invulvelden. Deze zijn bovendien vaak met een enkele klik in te vullen. De administratiesoftware leidt aan de eerder ingevoerde gegevens af welke procedure gevolgd moet worden.

Bovendien registreert de software de handelingen van de boa’s in de cloud, vormt tegelijkertijd dossiers en rapportages van de afhandeling, en stuurt deze door naar de binnendienst. Op zijn beurt kan de binnendienst snel aan de buitendienst communiceren wat de te nemen vervolgstappen zijn. Doordat alle genomen stappen gelogd zijn in het systeem van Op Orde, is snel duidelijk wat er is gedaan en wat er nog moet gebeuren.

(Bestuurlijke) Handhaving

Een belangrijke taak van gemeentes is handhaving in de openbare ruimte. Buitengewone opsporingsambtenaren (boa’s) voeren in Op Orde snel en compleet meldingen van overtredingen in. De software vult waar mogelijk gegevens automatisch in, zodat de handhavers alleen nog aandacht hoeven te hebben voor de lege invulvelden. Deze zijn bovendien vaak met een enkele klik in te vullen. De administratiesoftware leidt aan de eerder ingevoerde gegevens af welke procedure gevolgd moet worden.

Bovendien registreert de software de handelingen van de boa’s in de cloud, vormt tegelijkertijd dossiers en rapportages van de afhandeling, en stuurt deze door naar de binnendienst. Op zijn beurt kan de binnendienst snel aan de buitendienst communiceren wat de te nemen vervolgstappen zijn. Doordat alle genomen stappen gelogd zijn in het systeem van Op Orde, is snel duidelijk wat er is gedaan en wat er nog moet gebeuren.

Op Orde Handhaving

Samenwerking met externe partijen

Voor het afhandelen van meldingen en de uitvoering van haar werkzaamheden gaan gemeentes vaak een samenwerking aan met externe partijen. Een voorbeeld hiervan is het groenbeheer. Gemeentes besteden deze werkzaamheden deels uit. De plantsoenendienst van de gemeente werkt dan samen met externe particuliere bedrijven. Als de communicatie tussen deze interne en externe partijen niet goed is geregeld, kan dit tot problemen leiden. In het groenbeheer zijn dan namelijk verschillende teams actief, die zowel wat betreft werkzaamheden als werkgebied overlappen.

Het administratiesysteem van Op Orde is zo te configureren dat het deze complexe werkzaamheden organiseert en uitzet naar de juiste teams. Zo vereenvoudigt de cloud-based software van Op Orde de communicatie tussen intern en extern. Op Orde versnelt daarmee de afhandeling van de meldingen. Interne en externe partijen werken in hetzelfde systeem, dat de taken uitzet en waarin zowel plantsoenendienst als particulieren verrichte werkzaamheden kunnen afvinken. Bovendien versnelt Op Orde de rapportage van het groenbeheer, aangezien het systeem al tijdens de afhandeling een dossier vormt.

Op Orde Groenbeheer

Samenwerking met externe partijen

Voor het afhandelen van meldingen en de uitvoering van haar werkzaamheden gaan gemeentes vaak een samenwerking aan met externe partijen. Een voorbeeld hiervan is het groenbeheer. Gemeentes besteden deze werkzaamheden deels uit. De plantsoenendienst van de gemeente werkt dan samen met externe particuliere bedrijven. Als de communicatie tussen deze interne en externe partijen niet goed is geregeld, kan dit tot problemen leiden. In het groenbeheer zijn dan namelijk verschillende teams actief, die zowel wat betreft werkzaamheden als werkgebied overlappen.

Het administratiesysteem van Op Orde is zo te configureren dat het deze complexe werkzaamheden organiseert en uitzet naar de juiste teams. Zo vereenvoudigt de cloud-based software van Op Orde de communicatie tussen intern en extern. Op Orde versnelt daarmee de afhandeling van de meldingen. Interne en externe partijen werken in hetzelfde systeem, dat de taken uitzet en waarin zowel plantsoenendienst als particulieren verrichte werkzaamheden kunnen afvinken. Bovendien versnelt Op Orde de rapportage van het groenbeheer, aangezien het systeem al tijdens de afhandeling een dossier vormt.

Op Orde Groenbeheer
Op Orde Naleving Privacywetgeving

Naleving privacywetgeving

Op Orde garandeert daarnaast dat de gemeente de aangescherpte privacywetgeving naleeft in de omgang met privacygevoelige gegevens van haar burgers. Zo krijgen medewerkers van de binnendienst en de buitendienst op basis van hun need to know en need to do alleen de gegevens te zien die zij voor de uitvoering van hun werkzaamheden nodig hebben. Vertrouwelijke informatie is dan ook niet voor iedereen toegankelijk.

Bovendien legt de administratiesoftware de gehele afhandeling van meldingen in de buitenruimte vast. Om misbruik van door de privacywetgeving beschermde gegevens te voorkomen, is iedere stap in het proces achteraf terug te zien. Dit geldt bijvoorbeeld voor het moment en de locatie van iedere bevraging van de gemeentelijke basisadministraties, hoewel de persoonsgegevens zelf uiteraard afgeschermd blijven.

Naleving privacywetgeving

Op Orde garandeert daarnaast dat de gemeente de aangescherpte privacywetgeving naleeft in de omgang met privacygevoelige gegevens van haar burgers. Zo krijgen medewerkers van de binnendienst en de buitendienst op basis van hun need to know en need to do alleen de gegevens te zien die zij voor de uitvoering van hun werkzaamheden nodig hebben. Vertrouwelijke informatie is dan ook niet voor iedereen toegankelijk.

Bovendien legt de administratiesoftware de gehele afhandeling van meldingen in de buitenruimte vast. Om misbruik van door de privacywetgeving beschermde gegevens te voorkomen, is iedere stap in het proces achteraf terug te zien. Dit geldt bijvoorbeeld voor het moment en de locatie van iedere bevraging van de gemeentelijke basisadministraties, hoewel de persoonsgegevens zelf uiteraard afgeschermd blijven.

Op Orde Naleving Privacywetgeving

In de praktijk

Provincie Zuid-Holland
Inspectie van wegen, vaarwegen, schades, opleveringen en controle van ligplaatsen.

Gemeente Oss
Aannemers melden hun werk in de buitenruimte gereed. De opzichter voert de controle uit.

RWSF Security & Facility
Meer dan alleen beveiliging. Proactief handelen met de juiste informatie zorgt voor een betere kwaliteit beveiliging.

Omgevingsdienst Regio Utrecht
Controleren van objecten, doorvoeren van de juiste informatie en het snel en volledig informeren van opdrachtgevers.