Software van Op Orde

Software van Op Orde

Eenvoudig zzp’ers ondersteunen met de software van Op Orde

Minister Eric Wiebes (Economische Zaken) kwam vorige week met een harde boodschap voor zzp’ers in Nederland. Zij hoefden niet te rekenen op de overheid voor extra financiële steun vanwege het coronavirus. Desondanks is – na de nodige ophef – ook voor zzp’ers een regeling in de maak. Voor de uitvoering zijn de gemeentelijke sociale diensten verantwoordelijk, die de regeling bovenal snel, eenvoudig en met zo min mogelijke administratieve lasten moeten kunnen uitvoeren. Daarbij is de ondersteuning van Op Orde meer dan welkom.

Ondersteuning binnen één dag beschikbaar
 

Op dit moment stellen wij voor een van onze relaties het proces samen waarmee de ondersteuning van zzp’ers snel, volledig en goed gedocumenteerd wordt uitgevoerd. Hoewel de definitieve regeling op dit moment nog niet bekend is en het dus een work in progress is, is het proces na het bekend worden van de definitieve regeling al na één dag beschikbaar. En dat is hoognodig.

Nederland telt namelijk ongeveer 1,1 miljoen zzp’ers, zo blijkt uit cijfers van het CBS. Door de coronacrisis hebben veel van hen op dit moment geen of slechts zeer beperkt inkomen. Dit betekent dat het hun aan middelen ontbreekt om hun gezinnen te onderhouden. Dat wil de regering logischerwijs voorkomen.

Gemeenten belast met uitvoering van de regeling
 

Om de zzp’ers te helpen, zijn de sociale diensten van de gemeenten belast met de uitvoering van de maatregelen. Kort gezegd komen deze erop neer dat, bij onvoldoende financiële middelen, het inkomen wordt aangevuld tot bijstandsniveau, voor de duur van drie maanden en zonder terugbetalingsverplichting. Hoe de definitieve regeling eruit komt te zien, wordt een dezer dagen bekend.

Gemeenten worstelen ondertussen met vragen als:

  • Hoeveel aanvragen komen er?
  • Hoe verwerken we dit in onze (vaak zeer complexe) systemen?
  • Wie van ons gaat dit uitvoeren?
  • Hoe houden we de doorlooptijd zo kort mogelijk?
  • Wat moeten we doen om het hele proces op een gecontroleerde wijze te laten verlopen?
  • Hoe bewaken we de dossiers en kunnen we verantwoording afleggen?
Het proces: Een eerste opzet
 

Op Orde heeft samen met eerdergenoemde relatie een eerste opzet gemaakt. Het proces bestaat uit de volgende stappen:

  • Intake
  • Beslissing
  • Uitvoering (betaalbaarstelling)
  • Verwerken in de administratie van de sociale dienst

De grootste druk ligt op dit moment bij de eerste drie stappen. De financiële ondersteuning moet immers snel beschikbaar zijn. Echter, we moeten ook de verwerking in de administratie van de sociale dienst niet uit het oog verliezen.

Intake
 

De intake kan zowel in een tweegesprek via telefoon als via videoverbinding plaatsvinden. Alle gegevens van de aanvraag worden vastgelegd, gedocumenteerd en opgeslagen in de backoffice. Van daaruit wordt het proces gestuurd en afgerond. Documentatie geschiedt aan de hand van het nemen van foto’s (mobiele apparaten) of schermafdrukken (desktop) van documenten en bewijzen. Het proces is namelijk beschikbaar op zowel tablets als desktops.

In grote lijnen bestaat de intake uit het vaststellen en vastleggen van:

  • De persoonsgegevens, aan de hand van een bevraging van de Basisregistratie Personen (BRP)
  • De bedrijfsgegevens, op basis van de Kamer van Koophandel (KvK)
  • De beschikbaarheid van liquide middelen van de ondernemer, aan de hand van bankafschriften
  • De inkomsten van eventuele partners
  • De gezinssamenstelling om de hoogte van de uitkering te bepalen, te controleren aan de hand van de BRP

Afhankelijk van de definitieve regeling kunnen elementen aan het proces worden toegevoegd.

Beslissing en uitvoering
 

Een gemeente kan ervoor kiezen om de beslissing direct door de medewerker die de intake doet te laten nemen, of om het zogenaamde ‘vierogenprincipe’ toe te passen: de ene medewerker doet de intake, een andere neemt de beslissing. De beslissing wordt vervolgens klaargezet op basis van bedrijfsregels, met de mogelijkheid voor de beslisser om hiervan af te wijken.

Wanneer de beslissing positief is, wordt een beschikking uitgedraaid en doorgestuurd naar de boekhouding voor directe uitbetaling. Is de beslissing negatief, dan wordt een beschikking uitgedraaid met daarin uitgelegd waarom de uitkering is geweigerd. Alle teksten van de beschikkingen zijn vooraf vastgesteld en staan direct klaar voor gebruik. De beslisser heeft daarbij de mogelijkheid om tekst toe te voegen.

Verwerken in de administratie van de sociale dienst

Tegelijkertijd wordt in de backoffice het dossier opgebouwd: de gegevens van de intake, de beslissing en de motivatie zijn allemaal vastgelegd. Onderdeel van het dossier zijn bijvoorbeeld ook de afschriften van de documenten. Met andere woorden, de gemeente heeft een compleet dossier tot haar beschikking. Bovendien zijn audit trails in het systeem aanwezig en kan altijd worden teruggekeken wie welke beslissing wanneer heeft genomen.

Uiteraard is dit alles AVG-proof. Zo krijgen medewerkers alleen dossiers en gegevens te zien waarvoor zij geautoriseerd zijn. Tegelijkertijd wordt beleidsinformatie gegenereerd middels bestuurlijke informatie en eventueel een dashboard.

Een laatste, zeker niet onbelangrijk punt: hoe komt de informatie in de administratie van de sociale dienst terecht? Dat kan op twee manieren:

  • Middels een webservice die de informatie direct verwerkt
  • Middels het inlezen van bestanden, waarbij alle informatie in bestandsvorm wordt aangeleverd en door een beheerder kan worden ingelezen

De werkwijze wordt in onderling overleg bepaald.

Op Orde
 

Op Orde is een platform dat gemeenten en andere overheidsinstellingen ondersteunt bij het snel, goed, volledig en controleerbaar nemen van beslissingen. Alle hierboven genoemde functionaliteit is reeds in het systeem aanwezig en kan worden ingezet om zzp’ers te helpen deze crisis door te komen.

Met Op Orde bent u in staat om:

  • Sneller de juiste beslissing te nemen
  • Zonder administratieve lasten het dossier te vormen
  • De doorlooptijd aanzienlijk te verkorten
  • Vollediger audit trails zichtbaar te maken