Overzichtelijk rapporteren ondanks de hectiek van COVID-19

COVID-19 zorgt momenteel voor een hectische situatie, levert voortdurend rinkelende telefoons op en vraagt het uiterste van de gemeentelijke uitvoeringsorganisaties. Vanuit verschillend kanten bereiken ons dan ook signalen dat de rapportages ‘een Poolse landdag’ lijken te worden. Iedereen rapporteert op zijn of haar manier – met de beste bedoelingen – en ondertussen wordt het steeds moeilijker om goed overzicht te houden, terwijl juist alleen met goed overzicht de juiste beslissingen zijn te nemen.

De afgelopen dagen hebben wij daarom hard gewerkt aan een toepassing waarmee organisaties snel inzicht krijgen in de stand van zaken. Hiervoor hebben we de beschikbare functionaliteiten van Op Orde ingezet. Deze stellen we onze klanten nu gratis ter beschikking zolang dat nodig is. Zo leveren wij onze bijdrage aan het verlichten van de druk, die ongekend groot is.

Hoe werkt het?

Stap 1: Via Op Orde rapporteren medewerkers op straat hun bevindingen op een adres of locatie. Dit kan door middel van het aanmaken van een nieuwe melding, maar ook op basis van een looplijst. Bij een looplijst ligt het initiatief bij kantoor; zij geven aan welke adressen of locaties bezocht moeten worden. De ingezonden meldingen worden in Op Orde verwerkt, waarbij elke waarneming zijn eigen details heeft.

Stap 2: Wanneer de situatie niet akkoord is, dan kan deze worden doorgezet naar de correcte afdeling. Bijvoorbeeld: medewerkers op straat constateren dat er sprake is van samenscholing. Dit wordt ingezonden. Door voor de handhaving te kiezen, krijgt deze afdeling de melding direct als een ToDo te zien en kan hierop acteren.

Samenwerken aan overzicht

Elke dag wordt een dagrapportage automatisch opgesteld. Bovendien worden van alle zaken betreffende COVID-19 een aantal gegevens verzameld (bijvoorbeeld locatie, waarom bezocht en of de situatie akkoord is of niet) en in een (hoofd)zaak gezet. Het overzicht van deze zaken wordt getoond in een aparte (hoofd)zaak. Deze kan vervolgens standaard worden gemaild naar degenen die geïnformeerd moeten worden en die er al dan niet mee aan de slag moeten.

De voordelen

Altijd up-to-date: De meest actuele situatie is zichtbaar, doordat gedurende de dag het dagrapport op elk moment wordt aangevuld met actuele ingezonden zaken.

Gestructureerd werken: Iedereen werkt met één format, zodat de informatie snel overzichtelijk en inzichtelijk is.

Optimale inzetbaarheid: Medewerkers zijn op straat; ze hoeven op kantoor geen rapportages op te stellen.

Overzicht: Het team op kantoor beschikt altijd over een overzichtelijke dagrapportage.

Gedetaileerd inzicht: Vanuit de hoofdzaak is door te klikken naar de betreffende zaak voor meer details, om vervolgens weer terug naar de hoofdzaak te gaan.

Flexibel: Uiteraard zijn ook deze applicaties aan te passen aan de (lokale) omstandigheden.

Binnen één dag beschikbaar

Op Orde kan dit alles, met jullie medewerking, binnen één dag in de lucht hebben, zodat de hele buitendienst – en kantoor – met elkaar in verbinding staat, zonder veel noodzakelijk ‘gedoe’. Daarbij zorgen we ervoor dat wanneer iemand Op Orde installeert, het device automatisch wordt geregistreerd. Een lijst met medewerkers wordt ingelezen en iedereen krijgt zijn inlognaam en wachtwoord toegezonden, zodat ze direct aan de slag kunnen.

Wat betreft de looplijst, elke ochtend kan er een Excel-lijst worden aangeleverd met de te bezoeken adressen. Dat kunnen ook repeterende adressen zijn, zoals bekende hangplekken. Wij zorgen ervoor dat binnen een hele korte tijd – naar verwachting binnen een uur – alles klaarstaat voor de medewerkers die de straat opgaan.

We horen graag hoe wij jullie kunnen ondersteunen. Nog geen klant? Informeer naar de mogelijkheden!

Ruud van Wijk – email: ruud.vanwijk@oporde.nu – tel. 06-51501036

Jeroen Lugte – email: jeroen.lugte@oporde.nu – tel. 06-83603797

Rick van der Hel – email: rick.vanderhel@oporde.nu – tel. 06-55717973